10 conseils pour rédiger les cahiers des charges fonctionnelles du site Web

Feriez-vous confiance à un constructeur pour commencer à construire votre maison sans projet ? La même idée s’applique aux projets de sites Web : le fait de sauter des préparatifs comporte des risques. Découvrez comment rédiger des cahiers des charges fonctionnelles de site Web efficaces qui mettent tous les membres de l’équipe sur la même page avant le début du développement.
L’une des principales responsabilités de l’analyste fonctionnel consiste à fournir une description claire et détaillée des différentes parties fonctionnelles d’un site Web et de leur comportement. Ces descriptions de ce que fera le site Web sont également appelées cahiers des charges fonctionnelles. Il ne s’agit pas uniquement des éléments visibles pour les visiteurs du site, tels que des galeries d’images, des vidéos, des formulaires de contact, mais également des fonctionnalités utilisées par les gestionnaires de contenu dans l’interface de création du système de gestion de contenu Web  . Des exemples de ces derniers sont les modèles utilisés pour créer différents types de pages Web (événements, nouvelles, annonces de travail, par exemple) et gérer les options de personnalisation ou de style de chacun des composants de la page.

Les cahiers des charges fonctionnelles sont également des outils importants utilisés par les différentes équipes Web :

Le client peut les utiliser pour vérifier si la fonctionnalité qui sera développée correspond à leurs besoins et pour suggérer des optimisations avant le début du processus de mise en œuvre. Les cahiers des charges fonctionnelles sont également utilisés par le client pour définir les critères d’acceptation du projet avec l’analyste.
Le chef de projet sera en mesure d’affecter des ressources aux tâches et de tracer un calendrier raisonnablement précis pour le projet.
Le responsable technique utilise les cahiers des charges fonctionnelles comme point de départ pour définir les cahiers des charges techniques du développement.
Les développeurs front-end les traduisent en fichiers HTML, CSS et JavaScript nécessaires pour mettre en œuvre le comportement frontal envisagé.
Les développeurs combinent les cahiers des charges fonctionnelles et techniques en tant qu’entrées directes pour commencer les travaux de développement.
Les testeurs les utilisent pour établir des lignes directrices sur les éléments à tester pour chaque fonctionnalité, ainsi que pour documenter et créer des scénarios de test détaillés.
Pour l’équipe d’assistance, c’est leur référence source incontournable pour obtenir des informations rapides sur les fonctionnalités lors de la résolution d’incidents ou de la maintenance et de l’optimisation continues.
Un bon cahier des charges doit répondre aux besoins des différentes équipes impliquées dans le projet de site Web. Mais que devez-vous prendre en compte pour couvrir autant d’aspects de la conception, des fonctionnalités, du développement et de l’expérience utilisateur ? Les 10 conseils suivants vous aideront à démarrer.

1. Faites-en une collaboration
Il est essentiel de comprendre que la création d’un cahier des charges n’est pas une tâche individuelle. C’est le fruit d’une collaboration entre le client, l’analyste fonctionnel, le design et les équipes techniques. Par conséquent, les cahiers des charges sont de préférence créés dans un environnement collaboratif (par exemple, à l’aide d’un outil tel que Confluence). Cela permet à tous les membres de l’équipe de travailler ensemble de manière simple, même s’ils opèrent à partir de sites géographiquement éloignés. L’analyste fonctionnel peut être considéré comme le maître des spécifications, qui s’assure que toutes les entrées sont documentées de manière cohérente.

2. Identifiez-le de manière unique.
Les cahiers des charges fonctionnelles doivent être identifiables. Cela peut être fait en définissant un nom clair et unique pour la fonctionnalité qu’il décrit. Cela semble être une étape triviale, mais l’expérience montre que c’est une étape importante. Ce nom est important, car il sera utilisé pendant tout le cycle de vie du projet Web. Il sera utilisé dans les conversations avec toutes les parties prenantes, sous forme de code, de documentation technique, de documentation utilisateur et de formation. Alors réfléchissez bien avant de donner le nom. Indiquez également un identifiant numérique unique, à côté du titre plus descriptif.

3. Le structurer
Ce nom est important, car il sera utilisé pendant tout le cycle de vie du projet Web. Pendant les conversations, il devrait être facile de les consulter et de récupérer rapidement les informations requises. Des choses apparemment simples peuvent vous aider à accomplir ceci :

Créez un modèle pour vous assurer que tous les documents de cahiers des charges fonctionnelles des composants fonctionnels sont structurés de la même manière.
Utilisez un tableau au lieu d’exécuter du texte pour détailler les cahiers des charges individuelles de chaque composant.
Normalisez et structurez le libellé des cahiers des charges fonctionnelles individuelles de la même manière, par ex. En utilisant un format tel qu’en tant que visiteur, je devrais pouvoir …« 
4. Rendre visuel
Les gens préfèrent regarder plus que la lecture. Ils ont également tendance à mieux comprendre les choses quand ils les voient. L’ajout d’éléments visuels à votre cahier des charges aidera les différentes équipes impliquées à comprendre plus rapidement les fonctionnalités décrites. Cela peut être fait en ajoutant des structures filaires, des organigrammes, des prototypes, des captures d’écran de conception, etc.
5. Le rendre intégré
Chaque fois que vous le pouvez, ajoute des références claires à d’autres ressources pertinentes du projet. Lorsque les différentes équipes commencent à utiliser les documents de spécifications, il devrait être facile pour elles de localiser des sources d’informations connexes, telles que des fichiers de conception, des guides de style de codage, des cahiers des charges de conception, des prototypes ou même des cahiers des charges fonctionnelles associées, par exemple. Modèles sur lesquels un composant fonctionnel est utilisé.

6. Rendre lisible
Comme mentionnés précédemment, les documents de cahiers des charges fonctionnelles sont utilisés par de nombreux rôles différents. Ils sont utilisés comme un outil pour discuter et informer toutes les équipes de toutes les fonctionnalités, interactions et détails du comportement fonctionnel à inclure. Par conséquent, elles doivent être écrites de manière non-technique et clairement compréhensible par toutes les parties prenantes, qu’elles aient ou non un sens technique.
7. Le rendre extensible
Un cahier des charges initiales est créé pour chaque composant fonctionnel au début d’un projet Web. Après la mise en ligne d’un site Web, il est naturel que plusieurs de ces composants soient optimisés et que de nouvelles fonctionnalités soient ajoutées. Cela signifie que le comportement fonctionnel peut être révisé. Il est important que cette extensibilité soit prise en compte dès le début et que la configuration des cahiers des charges des composants permette des extensions simples à l’avenir.

8. Soyez précis.
Les cahiers des charges doivent être clairs et précis. Dans un monde idéal, il ne faut pas laisser les développeurs deviner ou interpréter les descriptions fonctionnelles. Cela peut être fait en utilisant un langage clair, en fournissant des exemples si nécessaire, et en répondant à toutes leurs questions sur ce qui doit être réalisé, comment et pourquoi.

9. Faites-le tractable
Au cours des discussions fonctionnelles entre les membres de l’équipe Web et le client, de nombreuses décisions sont pris. Assurez-vous de garder une trace de toutes les décisions relatives à la fonctionnalité et que celles-ci soient reflétées dans le document de cahiers des charges fonctionnelles final approuvé par le client. Bien que de nouvelles fonctionnalités puissent encore être introduites à mi-projet, cela sera utile pour éviter des discussions à l’avenir.

10. Le rendre digeste

Lors de la création de cahiers des charges écrites, il est important d’éviter une surcharge d’informations. Une façon de le faire consister à identifier les différentes parties fonctionnelles d’un site Web et à créer des cahiers des charges distinctes pour chacune d’elles. C’est également une bonne idée d’organiser les cahiers des charges au niveau des modèles de page et des composants fonctionnels individuels utilisés dans ces modèles. D’une part, il garde les informations centrées sur le lecteur et, d’autre part, il correspond à la manière dont les tâches sont généralement organisées en histoires Agiles, ce qui facilite l’intégration avec un logiciel de suivi de projet .

Conclusion

Il semble parfaitement clair que le cahier des charges fonctionnel est essentiel pour garantir que les équipes de conception et de développement travaillant sur le projet sont sur la même page que le client et, en fin de compte, pour garantir que tout le monde sera satisfait du produit fini.

Au sein de votre équipe Web, assurez-vous de disposer d’analystes fonctionnels d’expérience qui possèdent une expertise approfondie de tous les aspects de la conception, des fonctionnalités, du développement et de l’expérience utilisateur du site Web. Des cahiers des charges de site Web efficaces fournissent une feuille de route et des objectifs clairs que l’équipe Web doit viser et permettent d’éviter des écarts inutiles par rapport au plan, non seulement en termes de temps, mais également en termes de coût.