Description
Sommaire
- Présentation de l’entreprise et du projet
- Projet
- Gestion des points d’entrée
- Vie des documents
- Mode déconnecté
- Gestion des points de sortie
- Sécurité
- Exploitation et administration
- Modalités
Description
Vous vous lancez dans la numérisation de toute votre documentation entreprise ?
Le problème est : à qui confier le projet , sur quels critères choisir mon prestataire , comment préparer mon projet , sur quel cahiers de charge se baser ?
Notre modèle et exemple cahier des charges de logiciel GED vous offre la solution adéquate pour organiser et planifier la gestion électronique des documents de votre entreprise .
Vous préparerez l’appel d’offre de votre application GED en suivant un modèle de cahier de charge complet qui prend en compte le besoin de gestion de vos documents selon leur cycle de vie de la création à l’archivage en passant par la gestion des différentes versions .
La description technique de nos cahiers de charge expliquera de près le procédé informatisé visant à organiser et gérer les informations et les documents électroniques au sein de votre organisation ;
le but est que le logiciel GED livré permette la gestion de vos contenus documentaires en prenant en compte les spécificités de votre entreprise en particulier .
Notre exemple de cahier des charges de logiciel GED analysera vos besoins et mettra l’accent sur les différentes fonctions du livrable tel que le classement , la navigation ou encore la nécessité d’un moteur de recherche qui permette de retrouver les contenus gérés au moyen de vues par exemple ou de recherches structurées ou de recherche par texte , etc…
Notre cahier ; développé par des experts archiviste et des informaticiens dans la matière ; vous assistera durant toutes les étapes de votre appel d’offre d’une part et d’autre part pendant votre projet de GED en mettant à votre disposition au niveau de nos pré-remplis les quatre étapes majeures dans la gestion électronique des documents qu’est l’acquisition, le traitement, le stockage et la diffusion.
Nos pré-remplis et modèles techniquement assez bien rédigés , vous permettent de retranscrire aux différents intervenants du projet les procédés : de L’intégration des documents papiers existants , de L’intégration des documents électroniques existants , de La production des documents électroniques et enfin le procédé d’échange des documents électroniques .
Notre cahier de charge GED précisera votre choix au niveau de l’indexation que ce soit par type , par concepts ou par mots-clés ; une description du document et de son contenu qui faciliterait son exploitation et la récupération rapide des documents , ceci étant conditionnée par la création du schéma d’index .
Nos cahiers et exemples permettront de garantir les objectifs fixés au départ , en mettant l’accent via des rédactions bien ciblées sur deux des problématiques incontournables : le stockage des documents et leur diffusion . La non prise en compte de l’aspect stockage peut entraîner des situations critiques par conséquent plusieurs points devront être abordés comme le support de stockage qui doit être adapté au mieux avec le volume des documents ; la hiérarchisation des documents en fonction du contenu par exple : texte , vidéo , image … ou encore le lieu de stockage . Quant à La diffusion des documents elle peut se faire via l’internet ou l’intranet. Certains éditeurs de logiciels GED proposent une consultation client léger qui fournit tout ou partie des fonctionnalités de consultation et d’indexation des documents dans un navigateur web.
Selon les experts du domaine , l’amélioration de l’accès à l’information et le partage des informations sont les principales motivations dans les projets de gestion électronique de documents ; deux aspects qui sont présents tout au long de notre modèle de cahier de charges GED .
